「職務経歴書は、どこまで詳しく書けばいいんだろう」
多すぎると読まれない気もするし、少なすぎると伝わらない気もする。
こんにちは、採用に関わる仕事を10年ほどしている、はれまです。
結論から言うと、細かく書いたほうが有利です。
ただ、その理由は、たぶん多くの方が思っているものとは違います。
今日は、書類選考の場で実際に何が起きているかを、正直にお話しします。
書類選考にかけている時間は、5分ほどです
まず、身も蓋もない話から。
私が1通の職務経歴書にかけている時間は、書類選考の段階では5分ほどです。
このときは画面上で読んでいます。印刷はしません。
「たった5分か」と思われるかもしれません。
ただ、読まれるのは、この1回だけではありません。
面接の前に、もう一度読みます
書類選考を通過した方については、面接の前に、あらためて10分ほどかけて読み直します。
このときは印刷します。紙で読みます。
そして、気になったことをメモします。質問したいことも書き込みます。
つまり、書類選考のときは5分でも、面接の前には、その倍の時間をかけて読み込まれているということです。
しかも、その紙は面接の場に持ち込まれます。
面接で聞かれる質問の多くは、この10分のあいだに生まれています。
書いてあることが薄いと、聞くことがありません。細かく書いてあれば、そこから質問が生まれます。
職務経歴書は、面接の台本にもなっている。そう思っていただいていいと思います。
上から順に、全部読んでいます
もうひとつ、よく言われることについて。
「冒頭の数行で決まる」「最初にサマリーを置くべき」というアドバイスを、よく見かけます。
私の場合は、少し違います。
上から順番に、一旦すべてに目を通します。
先に見る場所を決めていることはありませんし、特定の欄だけを拾い読みすることもありません。
だから、冒頭だけを頑張って飾っても、あまり意味がないと思っています。
逆に言えば、後ろのほうに書いたことも、きちんと読まれています。
「どうせ最後まで読まれないだろう」と思って、手を抜く必要はありません。
正直に言うと、現場の細かい仕事は分かっていません
ここは、正直に書いておきます。
採用担当は、現場の細かい業務まで分かっていないことが、ほとんどです。
私も、社内のすべての職種の実務を、詳細に理解しているわけではありません。
ただ、だからといって「専門用語を避けてください」という話ではありません。
分からない言葉が出てきたら、調べます。それで気になることもありません。
ここは、あまり心配しなくていいと思います。
では、なぜ細かく書いたほうがいいのか。
理由は、まったく別のところにあります。
それでも細かく書くべき、本当の理由
ここが、今日いちばんお伝えしたいところです。
あなたの職務経歴書は、そのまま次の人に届くわけではありません。
私は、受け取った書類を社内で共有します。
役員に伝えるときは、書類そのものはそのまま渡します。でも、そこに言葉を添えます。
この方はこういう経歴で、ここが強みだと思います、というふうに、私の言葉で要約して伝えます。
役員でなくても同じです。関係者にメールで書類を共有するときには、私の所感を一言添えることがあります。
つまり、こういうことです。
あなたの職務経歴書は、採用担当の口を通って、要約されて社内を回っていきます。
ここで、何が起きるか。
細かく書いてあれば、要約する材料がたくさんあります。「この方はこういう人です」と、具体的に説明できます。
でも、薄いと——要約したときに、何も残りません。
「まあ、悪くはないと思います」くらいで終わってしまう。
そして、添えられる一言も変わってきます。
あなたが渡した情報が、そのまま、あなたを推すための材料になる。
だから、細かく書いたほうが有利なんです。
読む人のためではありません。あなたを次の人に紹介する人の、材料になるからです。
長すぎて困ることは、ありません
「A4で2枚まで」といった目安を、よく見かけます。
私は、長さで困ったことはありません。
長いから読むのが嫌になる、ということもありません。
ただし、内容が伴っていれば、という前提はつきます。
同じことを言い換えて水増ししてあるものは、読めば分かります。それは長さの問題ではなく、中身の問題です。
分量を気にして削るくらいなら、書いておいたほうがいい。それが私の感覚です。
「会って聞いてみたい」と思うのは、こういう書類
では、どういう書類だと会いたくなるのか。
分かりやすいのは、現職や前職で表彰された実績や、成果を出した経験が書かれているときです。
ただ、興味を持つのは、その成果そのものではありません。
聞いてみたくなるのは、こちらです。
・どうやって、その成果を出したのか
・なぜ、その打ち手にしようと思ったのか
つまり、結果よりもプロセスです。
ここが大事なところで、結果だけが書かれていると、質問の余地がありません。
「すごいですね」で終わってしまいます。
でも、そこに至る過程が少しでも書いてあると、「そこをもっと聞きたい」となります。
質問したくなる書類が、面接に呼ばれる書類です。
だから成果を書くときは、数字だけで終わらせないほうがいいと思います。
逆に「厳しいな」と思うとき
正直なところも書いておきます。
いちばん多いのは、経験者を募集しているのに、その実務経験が明らかに少ない、あるいは無いときです。
これは書き方の問題ではなく、募集内容との不一致です。書き方でどうにかなるものではありません。
もうひとつ、最近感じていることがあります。
書類そのものは、全体的にきれいになりました。
エージェントの方の目が入っていたり、文章を整えるツールが使われていたりするのだと思います。おかげで、明らかにおかしい書類というのは、ほとんど見かけなくなりました。
これ自体は良いことです。ただ、裏を返すと、書類の見た目だけでは差がつきにくくなっている、ということでもあります。
だからこそ、中身が要ります。
ひとつだけ、気になってしまう書き方もあります。
社会人としての年数が浅いのに、とても大きな経験を積んでこられたかのように書かれているとき。「本当だろうか」と思ってしまうことは、正直あります。
とはいえ、職務経歴書はアピールするための書類ですから、そう書かざるを得ない事情も分かります。責める気持ちはありません。
ただ、そこは面接で必ず深掘りされる、とだけお伝えしておきます。
不利なことをどう書くかについては、こちらに書きました。
【採用担当の本音】職務経歴書に「不利なこと」を正直に書ける人は強い｜休職・ブランクの伝え方
40代で気になるのは、社数よりも「意図」
最後に、40代の方に向けて。
職務経歴書そのもので、40代だから気になるという点は、あまりありません。
ひとつ挙げるとすれば、在籍した会社が5社を超えてくると、多いなとは感じます。
ただ、それだけで見送るということはありません。
大事なのは、そこに意図があるかどうかです。
・なぜ、その会社を選んだのか
・なぜ、そこを離れたのか
・その積み重ねが、何につながっているのか
この意図が見えれば、社数は気になりません。
逆に、意図が見えないと「なんとなく転々としてこられたのかな」と映ってしまいます。同じ経歴でも、まったく違って見えます。
そして、この意図を言葉にするのは、実はかなり難しい作業です。
自分のことは、自分がいちばん分かっているようで、いちばん言葉にしにくい。
私自身も転職のときにキャリアの棚卸しをしましたが、一人で整理するのは難しいと感じました。
そのあたりの話は、こちらに書いています。
【採用担当の本音】40代の転職にエージェントは必要？実は”採用する側”も頼っています
まとめ
・書類選考にかけている時間は5分ほど。でも、面接の前にもう一度、10分かけて読み直す
・その書類は印刷され、メモを書き込まれ、面接の場に持ち込まれる
・上から順に、全部読んでいる。冒頭だけを飾っても意味はない
・現場の細かい業務は分かっていない。でも、分からない言葉は調べるので心配いらない
・細かく書くべき本当の理由は、書類が要約されて社内を回っていくから
・薄いと、要約したときに何も残らない
・長すぎて困ることはない。ただし、内容が伴っていれば
・会いたくなるのは、成果そのものより「どうやって」「なぜ」が書かれた書類
・40代で気になるのは社数よりも、そこに意図があるかどうか
職務経歴書は、自分を説明するための書類だと思われがちです。
でも実際は、あなたを知らない人に、あなたを紹介するための材料です。
紹介する側が困らないように、材料を渡しておく。
そう考えると、どこまで書けばいいのかの答えは、自然と出てくるように思います。
なお、履歴書の顔写真についても、採用側の本音を書いています。
あわせて読みたい
コメント